Der Weg zur Zertifizierung

Das Vorhaben, ein QM-System in einem Unternehmen einzuführen erscheint auf den ersten Blick als eine komplexe Herausforderung, bei der man nicht weiß, wo man anfangen soll. Wir helfen Ihnen, Schritt für Schritt die Anforderungen der ISO 9001:2008 in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

 7 Schritte zum Erfolg:

Schritt 1: Feststellung des Istzustandes

Hierbei halten wir zunächst fest, welche Strukturen, Abläufe und Schnittstellen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, welche fehlen und welche verbessert werden sollten. Dabei verschaffen wir uns zeitgleich einen Eindruck von der Firmenpolitik und Ihren Mitarbeitern, denn das zukünftige QM-System soll auf Ihr Unternehmen individuell zugeschnitten werden – nicht umgekehrt.

Schritt 2: Festlegung von Verantwortungen

Die Verantwortungen und Zuständigkeiten sollten möglichst früh festgelegt werden, um zügig mit der Einführung des QM-Systems voran zu kommen. Die Benennung des QMB spielt dabei eine zentrale Rolle. Je nach Ausbildungsstand sind Schulungsmaßnahmen des QMB zu planen. Mit dem QMB werden wir besonders eng in Kontakt stehen, ebenso mit Führungskräften einzelner Abteilungen. Uns ist wichtig, Ihre Mitarbeiter bei der Entwicklung des QMS mit einzubeziehen und deren Ideen zu berücksichtigen. Schließlich kennen Ihre Mitarbeiter die Arbeitsabläufe am besten, ebenso die Schwachstellen.

Schritt 3: Schulung der Mitarbeiter

Das QM-System steht und fällt mit dem Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter. Daher ist besonders wichtig, alle Mitarbeiter gewisse Kenntnisse über den Sinn und Zweck eines QM-Systems zu vermitteln. Sie werden staunen, wie motiviert Ihre Mitarbeiter an der Umsetzung des QM-Systems teilnehmen, wenn ihnen die Verantwortung jeden einzelnen verdeutlicht wird. Nicht selten wird ein QM-System ohne Erklärung „von oben“ herunter delegiert, so dass sich die Mitarbeiter bevormundet und schikaniert fühlen. In diesen Unternehmen scheitert die Umsetzung meist kläglich.

Schritt 4: Dokumentation

Die Erstellung des QM-Handbuchs sowie der Arbeits- und Verfahrensanweisungen kann beginnen. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung werden Unternehmensziele festgelegt. Mit den einzelnen Verantwortlichen jeder Abteilung werden die Prozesse beschrieben und ggf. verbessert. Diese umfangreichen Teilprojekte werden erfahrungsgemäß bis kurz vor der Zertifizierung parallel laufen, da im Laufe unserer gemeinsamen Arbeit immer wieder neue Erkenntnisse und Verbesserungsmöglichkeiten ans Tageslicht kommen werden.

Schritt 5: Wahl des Zertifizierers

Jetzt ist es an der Zeit, sich um einen geeigneten Zertifizierer zu kümmern. Informieren Sie sich bei den verschiedenen Anbietern und lassen Sie sich Angebote erstellen. Wir haben langjährige Erfahrungen mit verschiedenen Zertifizierungsstellen und Auditoren und können Sie dabei gern beraten.

Schritt 6: Internes Audit

Der QMB wird, ggf. mit unserer Unterstützung, ein internes Audit durchführen. Dabei wird die Wirksamkeit des bisher implementierten QM-Systems überprüft und mit den Vorgaben der ISO 9001 abgeglichen. Eventuelle Abweichungen werden korrigiert. Nun kann das QM-System offiziell in Kraft treten.

Schritt 7: Zertifizierungsaudit

Die Zertifizierungsstelle wird Sie im Vorfeld um die Zusendung der Dokumentation bitten, um diese vorab zu prüfen. Mögliche Mängel seitens der Auditoren können Sie so noch vor dem Audit korrigieren.

Je nach Größe des Unternehmens und Komplexität des QM-Systems kann es sinnvoll sein, ein sog. „Voraudit“ durchführen zu lassen. Dies ist nicht ganz so detailliert und wesentlich kostengünstiger als das Zertifizierungsaudit und dient dazu, mögliche K.O.-Faktoren und grobe Unzulässigkeiten schon vor dem eigentlichen Audit auszuschließen.

Das eigentliche Zertifizierungsaudit dauert je nach Unternehmensgröße 1-5 Tage. Bei mittelständischen Unternehmen in der Regel 2 Tage. Sollten die Auditoren über geringe Abweichungen gestolpert sein, besteht die Möglichkeit, diese innerhalb wenigen Wochen zu beheben und dann das Zertifikat ohne erneutes Audit zu erhalten.  Sollten jedoch schwerwiegende Abweichungen aufgedeckt worden sein, muss das Zertifizierungsaudit wiederholt werden.

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